Главная 16 Налоги и пособия 16 Выдача в подотчет в 2018 году: новый порядок

Выдача в подотчет в 2018 году: новый порядок

Выдача в подотчет в 2018 году: новый порядок

Подотчет: что необходимо знать

Командировка, оплата топлива для служебного автомобиля, оплата проезда и гостиницы, представительские расходы — в этих и других случаях идет речь о выдаче подотчет. Что это такое?

Подотчет — подотчетная сумма, выданная сотруднику на командировку, оплату представительских затрат, закупку хозяйственных товаров, оплату ГСМ и других подобных расходов.

Как оформить выдачу денег, можно ли выдать средства подрядчику, как оформить перевод на личную карту работника и другие. Возникает масса вопросов.

Кроме того, Центробанк своим Указанием от 19.06.2017 № 4416-У внес изменения в порядок выдачи наличных под отчет. С 19 августа 2018 года можно выдавать подотчетные деньги без заявлений сотрудника. Вместо этого документа можно оформить распоряжение. А новые суммы под отчет сотрудники смогут получать еще до того, как отчитались за предыдущий аванс.

Подробнее обо всех изменениях и правилах работы читайте далее.

Сумма, которую можно выдать подотчет

Лимит расчета наличными между юридическими лицами в 2018 году — 100 тыс. рублей по одному договору (п. 6 Указания № 3073-У). Но сделать покупки сотрудник может от своего имени — на расчеты между компанией и физлицом этот лимит не распространяется. Поэтому, если сотрудники каждый раз покупают товары от своего имени, то соблюдать лимит не надо, и компания не нарушает кассовый порядок.

В то же время если сотрудник заплатит контрагенту от имени компании, то лимит расчета надо соблюдать. За превышение предусмотрен штраф в 50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ). Поэтому безопаснее предупредить работника или его непосредственного руководителя об ограничениях. А покупку, если есть возможность, разбить на несколько договоров в пределах лимита.

Компания вправе не только выдать подотчет наличными, но и перевести на карту, в том числе на зарплатную карту работника (Указание № 3073-У, письмо Минфина России от 25.07.2014 № 03-11-11/42288). Для этого необходимо зафиксировать порядок расчета с подотчетными работниками в учетной политике компании. Например, записать:

«Подотчетные суммы компания выдает либо через кассу, либо перечисляет на зарплатные карты сотрудников».

Раньше перед перечислением подотчета на карту сотрудник должен был написать заявление о выдаче подотчетных с указанием реквизитов счета личной карты. А к авансовому отчету — приложить документы, подтверждающие оплату картой. То есть оформить все в том же порядке, как если бы работник получил подотчет наличными.

Главбухи в проекте «Учет. Налоги. Право» «Бухгалтерская жалобная книга» предложили идею выдавать деньги подотчетным сотрудника без заявлений. Мы передали идею в Центробанк. Банкиры идею одобрили. Они разрабатывали изменения ровно два года. И вот, наконец, Центробанк представил проект поправок в Указание от 11.03.2014 № 3210-У. Указание ЦБ от 19.06.2017 № 4416-У с поправками вступило в силу 19 августа 2018 года.

Выдача под отчет: новый порядок

С 19 августа 2018 года есть два способа оформления выдачи денег под отчет.

Способ № 1. Компании могут отказаться от заявления на выдачу подотчет и сами разработать документ, который его заменит, — «распорядительный документ». Это может быть приказ, распоряжение руководителя или любая другая бумага.

В распоряжении, как и заявлении, надо записать сумму и срок, на который компания выдает подотчет. Расписаться в документе должен руководитель. Налоговики на местах подтверждают, что распоряжением о выдаче денег может служить приказ о направлении сотрудника в командировку.

Способ № 2. Компании по-прежнему могут брать у работников заявление на выдачу подотчет. В этом случае можно разработать типовой бланк заявления и записать в нем реквизиты карты, срок, суммы и т. п. А чтобы не возникло путаницы, какие суммы выдавала компания (зарплата, под отчет и др.), в назначении платежа надо написать, что это подотчетные.

Заявление на подотчет следует написать и директору, получающему средства. Ведь с ним у компании действует такой же трудовой договор, как и с остальными работниками. (ч. 6 ст. 11 ТК РФ). Чтобы заявление не выглядело так, как будто директор сам себе выдает деньги под отчет, составить заявление надо не на имя директора, а на имя компании, а вместо формулировки «Прошу выдать» записать «Необходимо выдать». В конце руководитель ставит подпись, которая является одновременно разрешающей.

Образцы заявлений смотрите ниже. Первый образец — для выдачи подотчета наличными, второе — для перечисления сумм на карту.

Выдача подотчет наличными: образец заявления

Образец заявления на выдачу подотчет наличными

Выдача в подотчет в 2018 году: новый порядок

Если заявление не оформить налоговики оштрафуют компанию за нарушение работы с наличными на 50 тыс. руб. (ст. 15.1.КоАП РФ).

Но штраф возможно отменить в суде. Судьи считают, что отсутствие заявления это не нарушение порядка ведения кассовых операций, а нарушение порядка выдачи наличных за которое нет штрафов (постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 18.03.2014 № А03-14372/2013).

Выдачу подотчет на карту: образец заявления

Без заявления сотрудника о перечислении подотчетных на зарплатные карты, налоговики решат, что компания выдала не подотчетные, а иные доходы, с которых надо удержать НДФЛ. С таким заявлением у налоговиков не будет повода решить, что компания выдала сотруднику беспроцентный заем или материальную помощь.

Образец заявления на перечисление подотчет на карту

Выдача в подотчет в 2018 году: новый порядок

Если сотрудник покупает товары для компании за свой счет, а она потом компенсирует ему расходы, для этого также понадобится заявление сотрудника, но в нем не надо писать, что это подотчетные, так как сотрудник не получал от компании деньги и отчитываться ему не за что (см. образец ниже).

Образец заявления о возмещении служебных расходов

Выдача в подотчет в 2018 году: новый порядок

Выдача в подотчет в 2018 году: изменения и особенности

Выдача под отчет после отчетов за прошлые покупки. Еще одно изменение с 19 августа 2018 года упрощает работу организаций. Теперь можно выдать сотруднику новую сумму под отчет в любой момент. Раньше этого нельзя было сделать, пока работник не погасит предыдущий долг. За нарушение инспекторы штрафовали на сумму до 50 тыс. рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Копить долги у подотчетных сотрудников все равно рискованно. Инспекторы могут потребовать с них НДФЛ. Поэтому отбиваться от доначислений придется уже в суде (постановление Арбитражного суда Центрального округа от 19.07.2016 № Ф10-2385/2016).

Подотчетные подрядчикам. Компания вправе выдавать деньги под отчет как своим работникам, так и физикам, работающим по гражданско-правовому договору (п. 5, 63 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У).

Можно выдать подотчет и подрядчику, например, чтобы он сам купил материалы. Это подтверждает и Центробанк в письме от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859. Главное, чтобы подрядчик отчитался за них. Если он этого не сделал, то инспекторы посчитают подотчетные зарплатой, с которой надо удержать НДФЛ. А удержать у подрядчика деньги из зарплаты компания не сможет (ст. 137 ТК РФ). Поэтому в договоре с ним надо прописать условие, например что подрядчик получил деньги для покупки товаров для выполнения работ.

За полученные подотчетные подрядчик отчитывается в течение трех рабочих дней, представив авансовый отчет и документы, подтверждающие расходы. Если подрядчик не отчитается в указанный срок, будет начислена неустойка нарушения в размере 1 % от выданных средств.

Возврат неизрасходованных подотчетных. Вернуть неизрасходованные подотчетные сотрудник вправе вернуть любым ему удобным способом. Например, средства, перечисленные на карту, он вправе вернуть наличными в кассу. И наоборот, деньги, выданные из кассы — перечислить с личной карты на счет компании.

Чтобы банк не отказал в приеме наличных, в объявлении на взнос безопаснее не упоминать, что это возврат подотчетных, а написать, например, прочие поступления.

Передача подотчетных другим сотрудникам. В действующем порядке нет запрета на передачу подотчетных сумм одним работником другому. Но кассир выдает деньги конкретному работнику по его заявлению.

Кроме того, каждый работник отчитывается по тем суммам, которые получил он, а не кто-то другой. По этой причине безопаснее предупредить сотрудников, чтобы они не передавали подотчетные друг другу. Но компания вправе выдать подотчетные, например, на командировку, ответственному работнику.

Можно назначить одного сотрудника ответственным, если в командировку едут несколько специалистов. Ответственный сотрудник сам оплатит отель, билеты и другие расходы, а суточные раздаст другим командированным на основании ведомости. Составить ведомость можно в произвольной форме.

Авансовый отчет, если компания выдавала деньги. Оформлять авансовый отчет необходимо, когда компания заранее перечисляет сотруднику средства. Если работник тратил свои личные средства, а потом компания возмещает ему расходы, то авансовый отчет не требуется.

В этом случае достаточно взять у работника подтверждающие документы. Например, товарные и кассовые чеки. Также сотрудник должен написать заявление на возмещение расходов, а компания оформляет приказ о возмещении потраченных средств. Форма приказа и заявления произвольная.

Работник, который получил деньги заранее, должен составить авансовый отчет и приложить к нему, подтверждающие документы. Это могут быть, либо,подтверждающие покупку: товарные чеки, накладные и т. п., либо подтверждающие оплату — кассовый чек, чек терминала или выписку с карты. Без подтверждающих документов налоговики посчитают подотчетные доходом и доначислят НДФЛ и взносы. Правда компания может попытаться оспорить доначисления доказав, что товар оприходован и задолженности перед работодателем нет. Некоторые судьи принимают сторону компаний (постановление ФАС Центрального округа от 25.06.2014 № А35-2638/2013).

Выдача денег при командировке за границу.Компания обязана учесть расходы и компенсировать работнику деньги, которые он потратил в поездке. Но сложность возникает, если работник ездил за рубеж. Компания выдает подотчетные в рублях, а сотрудник сам обменивает их на иностранную валюту. Если документы выставлены в евро, их надо пересчитать в рубли. Курс банка может быть разный.

Если работник оплатил проживание в отеле с личной карточки, то пересчитать нужно по курсу банка на дату списания средств (письмо Минфина России от 10.07.2015 № 03-03-06/39749). Банковскую выписку сотруднику надо приложить к авансовому отчету.

Если работник оплачивал расходы наличными, то курс надо взять из документов банка, например справки об обмене валюты (письмо Минфина России от 03.09.2015 № 03-03-07/50836). Если сотрудник не представит справку банка, то посчитать расходы надо по курсу ЦБ РФ на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить ответ Новое

О admin

x

Check Also

Показать содержимое по тегу: петербург

Без кейворда Какие действуют жилищные субсидии в Санкт-Петербурге и как их получить Для получения средств на расширение личной жилой площади или приобретение жилья в виде квартиры, дома, комнаты следует обратиться ...

Показать содержимое по тегу: переезд

Без кейворда Программа переселения соотечественников 2016: помощь беженцам Украины Далеко не все граждане Украины имеют активную политическую позицию и готовы отстаивать свои интересы в вооруженных столкновениях – многие желают лишь ...

Показать содержимое по тегу: первоклассник

Без кейворда Пособие на первоклассника: кому положено и как получить Подготовка к школе сопряжена с многочисленными тратами, от которых большинство родителей приходит в легкий шок, поэтому вопрос про пособие на ...

Показать содержимое по тегу: пенсионные баллы

Без кейворда Все о пенсионных баллах в 2018 году: стоимость, что это, как начисляются и как рассчитать Со временем способ расчета пенсии усложнился до такой степени, что сейчас понять его ...

Показать содержимое по тегу: пенсии работающим пенсионерам

Без кейворда Что нужно знать работающим пенсионерам о пенсии: последние новости В году не стоит ожидать повышения пенсии работающим пенсионерам – последние новости по данной теме подтверждают ранее озвученные правительством ...

Показать содержимое по тегу: налоговый вычет супругов

Без кейворда Все об имущественном налоговом вычете для супругов В начале 2014 в НК были внесены поправки, регламентирующие распределение имущественного налогового вычета между супругами, вследствие чего покупать жилье стало выгоднее ...

Показать содержимое по тегу: налог с продажи автомобиля

Без кейворда Налог с продажи автомобиля : какую сумму НДФЛ придется заплатить? Каждый автовладелец сталкивается с ситуацией необходимости продажи старого автомобиля и приобретения нового. Причин, по которым владелец авто решился ...

Показать содержимое по тегу: налог на смерть

Без кейворда Налог на смерть могут ввести в России: миф или реальность? Что в других странах? Новость о том, что в стране может появиться новый налог на смерть, не первую ...

Показать содержимое по тегу: награда

Без кейворда Награда Почетный гражданин России: список, льготы и выплаты Почетный гражданин России – звание, которое подтверждает огромный вклад человека в историю страны. Обладателей высокой награды заслуженно именуют Золотым фондом ...

Показать содержимое по тегу: набор социальных услуг

Без кейворда Набор социальных услуг (НСУ) — что в себя включает, кому предоставляется Согласно Конституции РФ Россия – социальное государство, и для реализации этого тезиса в стране функционирует система, предоставляющая ...

Показать содержимое по тегу: молодежь

Без кейворда Что значит хайп в молодежном сленге и в интернете Большое количество неологизмов в последнее время заставляют нас часто гуглить, например, что значит хайп – новомодное словечко, которое то ...

Показать содержимое по тегу: мобильное приложение

Без кейворда Мобильное приложение для фиксации нарушений ПДД: граждане с телефоном на страже закона В скором времени специальное приложение для фиксации нарушений ПДД поможет всем желающим стать добровольными помощниками ГИБДД, ...

Показать содержимое по тегу: минимальная пенсия

Без кейворда Минимальная пенсия по старости в России в 2018 году: какой размер гарантирует государство Перед оформлением документов на получение пособия многие граждане пытаются выяснить, какова минимальная пенсия по старости ...

Показать содержимое по тегу: медицинские льготы

Без кейворда Льготы на протезирование зубов: кто может воспользоваться Может показаться, что льготы на протезирование зубов ветеранам труда и другим категориям граждан – довольно пустячная привилегия, не способная принести значимой ...

Показать содержимое по тегу: малоимущая семья

Без кейворда Как получить статус малоимущей семьи: документы и оформление Последний опрос Института соцанализа РАНХиГС показал, что меньше россиян стали причислять себя к беднякам, однако, 30% респондентов задумываются, как получить ...

Показать содержимое по тегу: льготы труженикам тыла

Без кейворда Какие положены льготы труженикам тыла в 2018 году? Льготы труженикам тыла оформляются в местных органах соц.защиты. Для этого требуется предъявить соответствующие документы. В большинстве случаев это не вызывает ...

Рейтинг@Mail.ru